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Monatsabschluss automatisiert

  

Unter der Voraussetzung, dass Präsenzzeiten und Abwesenheiten zum Zeitpunkt des Verbuchens stimmig, Fehlstempelungen bereits korrigiert und Überstunden durch Abteilungsleitende freigegeben sind, kann der Monatsabschluss für Mitarbeitergruppen oder -Abteilungen automatisiert durchgeführt werden.

 

  1. Einstieg

    • Betriebsdatenerfassung

    • Monatsabschluss

    • Monatsabschluss

     

  2. Automatisierten Monatsabschluss durchführen

    3. (1) Auswahl für Mitarbeiter, Personalgruppe oder Abteilung mit Hilfe der Suchfenster [F2] vornehmen

    Hinweis: Die Auswahl '%' für diese Felder würde alle Mitarbeitenden verbuchen.

    (2) Auswahl des zu verbuchenden Zeitraums

    monatsabschluss-auto-start

     

    (3) Mit [OK] wird der Abschluss ausgeführt

    Hinweis: Es erfolgt keine Meldung über eine erfolgreiche Durchführung.

     

  3. Fehlerstatus

    4. Unter Umständen ist ein Verbuchen nicht möglich, zum Beispiel durch eine fehlende Abstempelung (1)

    monatsabschluss-auto-fehler

     

    Die entsprechende Datensätze müssen korrigiert und die Verbuchung erneut durchgeführt werden.

    Mitarbeitende der Personalabteilung nutzen Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch zum:

    •Kontrollieren der Anwesenheitszeiten (farbig markierte Stempelungen)
    •Anpassen von Fehlstempelungen der Anwesenheitszeiten
    •Ändern von zugeordneten Tagesplänen
    •Nacherfassen von Abwesenheiten und Dienstgängen
    •Erstellen der Monatsabschlüsse

     

    1. Einstieg

      • Betriebsdatenerfassung

      • Bearbeiten von Stempelungen

      • Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch

       

    2. Bearbeitung und Kontrolle von Präsenzzeiten

      3. Schränken Sie beim Öffnen die Ausgabe nach Mitarbeiter und Zeitraum ein. Die Ausgabe erfolgt je Mitarbeiter und Stempelintervall.

      (1) In diesen Spalten haben Sie die Möglichkeit, die Originalzeiten zu editieren. Für die Korrektur von Zeiten über mehrere Tage hinweg siehe Mehrfachkorrektur von Stempelungen

      (2) In diesen Spalten werden die gerundetet Zeiten je nach Tagesplan (1/5/10/15 Minutentakt) dargestellt. Diese sind direkt abhängig von den Originalzeiten.

      (3) Aktivieren der Karenzzeiten, vgl. Zeitrundung und Karenzzeiten.

      BDE.Bearb.tabell

       

      (4) Abwesenheiten, siehe folgender Abschnitt Direkte Bearbeitung von Abwesenheiten

      (5) Dieser Teil dient zur Erstellung des Monatsabschluss des gewählten Mitarbeiters

      (6) Gemäß der Festlegung der Nachstunden sind diese hier aufgelistet und können editiert werden, vgl. Tagespläne.

      (7) Dieser Haken dient der Information, ob die Stempelung durch den Monatsabschluss verbucht ist bzw. die Oberfläche soll nur die unverbuchten Datensätze anzeigen

       

      Hinweis: Die Bearbeitungsoberfläche ist optional mit einer Passwortsicherung und automatischen Abmeldung nach 5 Minuten Inaktivität versehen. Diese Funktion muss in den Einstellungen aktiviert werden.

       

    3. Direkte Bearbeitung von Abwesenheiten

      4. (4) In dieser Tabelle werden Fehlzeiten und Abwesenheiten festgehalten. Sie können eine explizit gutzuschreibende Zeit in Stunden eingeben. Geben Sie keine Zeit ein, wenn automatisch die Gutschrift aus den Tagesplänen verwendet werden sollen.

      Wenn Mitarbeitende abwesend sind, bekommen diese die Fehlzeiten vom Stundenkonto abgezogen. Den Mitarbeitern können allerdings sowohl im Vorhinein als auch im Nachhinein Abwesenheitsgründe zugewiesen werden, das schließt auch Standardabwesenheitsgründe (bspw. Schule bei Auszubildenden) ein.

       

      1. Manuelle Änderungen an den Abwesenheiten

        2. Im Bereich der Abwesenheiten werden die automatisiert erstellten, sowie die manuell bzw. durch Beantragung und Genehmigung erfassten Abwesenheitsgründe (1) verwaltet. Diese werden pro Tag der oben gewählten Stempelung angezeigt. Beachten Sie speziell für die Abwesenheit Mindestpause die Stammdaten in den Tagesplänen.

        (2) Manueller Eintrag bzw. Löschen eine Abwesenheit

        (3) Angabe des Zeitraums

        (4) Ist ein Abwesenheitsgrund hinterlegt, bekommt der Mitarbeiter eine Gutschrift in folgender Hierarchie: wird der Abwesenheitseingabe keine Zeit mitgegeben, wird die Gutschrift gemäß Tagesplan hinterlegt. Geben Sie bei der Abwesenheit eine Gutschrift (oder Abzug mit negativem Vorzeichen) ein, wird dies gewertet. Sie überschreiben somit die Vorgabe des Tagesplans. Auf der Monatsauswertung wird detailliert sowohl die Summe der Fehlzeit als auch die Anzahl und Summe von Gutschriften ausgewiesen.

        abwesenheit-direkt-bearbeiten

         

        Hinweis: Die Sichtbarkeit und Bearbeitung der Abwesenheiten unterliegt Berechtigungen. Siehe auch Genehmigungsverfahren von Abwesenheiten

        Achtung: Wird in ihrer Firma der Beantragunsprozess der Abwesenheiten verwendet, lässt sich der Prozess der Beantragung auf die oben beschriebene Weise bewusst umgehen. Die Mitarbeitenden bekommen keine Benachrichtigung über diese Anpassungen. Ein direktes Eintragen ist daher vorallem für Abwesenheiten in der Vergangenheit zu verwenden bzw. solche, die nicht dem Genehmigungsverfahren unterliegen.

         

        Manuelle Bearbeitung von Betriebsurlaub

        Wurde Betriebsurlaub definiert, wird an diesem Tag für alle Mitarbeiter eine Abwesenheit Urlaub eingetragen. Auch wenn Mitarbeitende anwesend sind, wird der Betriebsurlaub eingetragen. Hintergrund ist, dass anwesenden Mitarbeitern keine Minusstunden entstehen sollen. Manuell kann der Betriebsurlaub für folgende Fälle entfernt werden:

        Automatisch eingetragener Betriebsurlaub kann entfernt werden, wenn Mitarbeitende an diesem Tag

        •kein Tageslan-Soll haben
        •eine andere Abwesenheit eingetragen haben (z. B. unbezahlter Urlaub, Freizeitausgleich, Elternzeit)
        •Präsenzzeit gestempelt haben

         

         

       

    4. Mehrfachkorrektur von Stempelungen

      5. Wenn Mitarbeiter ihre Präsenzzeiten über ein Zeiterfassungs-Terminal erfassen, kann es vorkommen, dass Gehen- und Kommen-Einträge über mehrere Tage hinweg vertauscht sind. Um nicht jede Stempelung manuell bearbeiten zu müssen, gibt es für Personalzuständige eine Sonderfunktion mit deren Hilfe mehrere Einträge gleichzeitig geändert werden können.

      Im Beispiel ist der Datensatz 04.01. als fehlerhaft markiert (gelb unterlegt). Ab dem Folgetag sind Anfangs- und Endestempelung vertauscht.

      (1) Auswahlbereich der fehlerhaften Zeiten festlegen.

      (2) Kontextfunktion Zeiten im Auswahlbereich korrigieren wählen und den folgenden Dialog mit [Ja] bestätigen.

      (3) Eine Vorschau der Änderungen wird gezeigt. Erst mit [OK] werden die Änderungen durchgeführt.

      personal_bdep__swaptime

       

      Weiterführende Informationen

      Änderungsprotokoll Präsenzzeiten

       

    5. Erkennen von Falschstempelungen

      6. Im täglichen Betrieb passiert es, dass Fehlstempelungen produziert werden. Beispielsweise vergessen Mitarbeiter sich abzustempeln.

       

         

      1. Regeln für gültige Stempelungen

        2. Unter folgenden Bedingungen wird von einer Fehlstempelung ausgegangen:

        (1) Bei mehr als 18 Stunden Arbeitszeit, wird beim Wiederanstempeln die Präsenzzeit mit der (nicht beendeten) Kommen-Stempelung + 1 Sekunde beendet und gleichzeitig eine neue Anstempelung mit der aktuellen Zeit eröffnet. Im Modul Bearbeiten : Präsenzzeiten tabellarisch wird die Zeile im Bild gekennzeichnet

        fehlstempelung

         

         

      2. Automatisches Abstempeln

        3. Optional kann eine System-Einstellung vorgenommen werden, welche mitternachts alle laufenden Präsenzzeiten als Fehlstempelung (+ 1 Sekunde) beendet.

         

         

      Weiterführende Informationen

      Monatsabschluss

       

    6. Freigabe von Präsenzzeiten

      7. Optional können Präsenzzeiten von Abteilungsleitenden freigegeben werden. Bei Verwendung der systemunterstützten Überstundenauszahlung ist dieser Status obligatorisch.

      1. Einstieg

        • Betriebsdatenerfassung

        • Bearbeiten von Stempelungen

        • Bearbeiten : Präsenzzeit tabellarisch

         

      2. Präsenzzeiten freigeben

        3. (1) Auswahl der Präsenzzeit(en) eines Mitarbeiters (Mehrfachauswahl möglich) und Kontextfunktion Mitarbeiterzeiten im Auswahlzeitraum bestätigen

        Das Datum und der Mitarbeiter (welcher die Freigabe erteilt hat) werden im Feld Freigabe (Präsenzzeit: Mitarbeiter, Datum) gespeichert.

        Hinweis: Wählt man bereits freigegebene Zeiten und verwendet die gleiche Funktion (1), dann werden die Freigaben zurückgesetzt. Auch das Zurücksetzen wird geloggt.

        Achtung: Werden die Präsenzzeiten nach Erteilung des Freigabe-Status verändert, dann wird der Status zurückgesetzt. Eine erneute Freigabe ist erforderlich.

         

        bdep_freigabe_1

         

         

      3. Benutzerrechte-Steuerung für Abteilungsleiter

        4. siehe Benutzerrechte-Steuerung für Abteilungsleiter

         

       

    7. Änderungsprotokoll Präsenzzeiten

      8. Wenn Präsenzzeitstempelungen bearbeitet werden, wird jede Änderung im Hintergrund mitgeschrieben / geloggt.

       

      1. Einstieg

        • Betriebsdatenerfassung

        • Auswertung

        • Statistik > Änderungsprotokoll Präsenzzeiten

         

      2. Änderungsprotokoll Präsenzzeiten

        3. bdep_edit_log

         

        (1) Art der Änderung.

        •INSERT: Datensatz wurde eingefügt. Hier wurde eine Anfangsstempelung um 15:22 Uhr eingefügt mit Arbeitsbeginn 12:30 Uhr
        •UPDATE: Änderung/Aktualisierung einer Stempelung. In Anfang/Ende original (2) sieht man die ursprünliche Zeit. Die "Differenz"-Spalten (3) zeigen die Veränderung in Minuten an.
        •DELETE: Stempelung wurde entfernt

        (4) Betroffener Mitarbeiter

        (5) Mitarbeiter, welcher die Änderungen durchgeführt hat.

       

      Weiterführende Informationen

      Mehrfachkorrektur von Stempelungen

     

  4. Auszahlung von Überstunden und Urlaub

    5. Optional kann mit der Systemeinstellung Monatsabschluss: Überstunden werden vorgefüllt in Stundenauszahlung der Ausgleich des Stundenkontos auf 0 vorgenommen werden. Zusätzlich werden die ausgezahlten Überstunden für den Monat gesichert.

    Die Auszahlung von Überstunden (betriebsbedingte Sonderregelung) wird durch den Monatsabschluss im Register Überstundenauszahlung durchgeführt. Die automatisierte Übergabe von Überstunden kann durch die beiden Systemeinstellungen aktiviert werden:

    •Monatsabschluss: Überstunden werden vorgefüllt in Stundenauszahlung

    Nach Ausführen Berechnen (1) wird das Stundenkonto immer auf 0 ausgeglichen. Zusätzlich werden die ausgezahlten Überstunden für den Monat im Feld Stunden (Gesamt) (1) gesichert.

    •Systemunterstütze Überstundenauszahlung aktivieren

    Nach Ausführen Berechnen (1) findet der automatisierte Eintrag der vom Mitarbeiter beantragten Überstunden sowie der Überstunden aus Sonn- und Feiertagsarbeit statt. Hat der Mitarbeiter selbst keine Überstunden beantragt, werden die Überstunden durch Sonn- und Feiertagsarbeit in das Feld Stunden (Gesamt) (1) übergeben. Im anderen Fall werden die Überstundensalden nochmals aktualisiert. Siehe auch Systemunterstütze Überstundenauszahlung

    ueberstundenauszahlung

     

    (2) Übersicht der auftgeteilten Überstunden

    (3) Vom aktuellen Stundenkonto werden die Überstunden (1) abgezogen.

    (4) Nach Ausführen von Eintrag ist das Stundenkonto des Mitarbeiters um diesen Betrag reduziert.

    (5) Fehler-Statusinformationen (Wenn Systemeinstellung Systemunterstütze Überstundenauszahlung aktiviert)

    •Arbeitszeitsaldo unterschritten: Die aktuelle Summe der freigegebenen Arbeitszeit entspricht nicht der Summe der Tagesplanvorgaben (Sollzeit des Mitarbeiters). Kennzeichung der Zeile: gelb.
    •Beantragung zu hoch: Der Mitarbeiter hat zum Beispiel zu einem früheren Zeitpunkt Überstundenauszahlung beantragt, die beantragten Stunden sind aber zum aktuellen Zeitpunkt höher als zulässig. Kennzeichnung der Zeile: rot.

     

    Hinweis: Nur die Berechnung der Auszahlung in Stunden wird unterstützt, die Auszahlung an die Mitarbeiter durch andere Leistungen findet ausserhalb von PRODAT statt.

    Die Abgeltung von Urlaub (z.B. durch Ausscheiden des Mitarbeiters) bzw. die Auszahlung von Urlaub (betriebsbedingte Sonderregelung) wird durch den Monatsabschluss im Register Urlaubsauszahlung durchgeführt.

    (1) Eintrag der vom Mitarbeiter beantragten Urlaubstage, welche ausbezahlt werden sollen.

    (2) Vom aktuellen Resturlaub werden die beantragen Urlaubstage (1) abgezogen.

    (3) Nach Ausführen von Eintragen ist der Resturlaub des Mitarbeiters um diesen Betrag reduziert.

    urlaubsauszahlung

     

    Hinweis: Die Berechnung der Auszahlungssumme findet ausserhalb von PRODAT statt.

     

     

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