PRODAT bietet sämtliche Module zum Controlling und zur Zahlungsüberwachung. Für die Themen rund um Steuern, Abschreibung und Buchhaltung - Anlagenbuchhaltung, Lohnrechnung usw. verfügt PRODAT über umfangreiche Schnittstellen und übergibt die Daten bereits aufbereitet an Ihre Buchhaltung.
| • | Übergabe Eingangs- / Ausgangsrechnung |
| • | Übergabe Steuerschlüssel (also Umsatz/Vorsteuer etc.), siehe Steuersätze |
| • | Vor- / T-Kontierung: Umsatz-Aufwand / -Erlöse auf Konto gegen Kunde /Lieferant |
| • | Übergabe von Zahlungskonditionen optional, siehe Zahlungskonditionen |
| • | Übergabe der Kontierung auf Basis von Artikeln (z.B. Büromaterial Konto X, Verbrauchsmaterial Konto Y. Das wird über den Artikelcode erreicht) Kontenrahmen: Aufwands & Erlöskonten |
| • | Übergabe von Präsenzzeit-Daten: Stunden in Form von Lohnarten |
| • | Konten / Automatikkonten: Übergabe von Erlös- / Aufwandskonto und Sachkonto in einem (z.B. 19% Vorsteuer Roh- Hilfs- Betriebsstoffe) |
| • | Personen- / Adressdaten (Nummer, Name, usw.) |
| • | Steuer-Konten - kontiert: es wird der Beleg und nur die Gesamtsumme des Belegs an Debitor übergeben. Pro Beleg ein Buchungssatz (bzw. Anzahl Steuercode Buchungssätze) |
| • | Erlös- / Aufwands-Konten - kontiert: der Beleg zerfällt in Steuerkontierungen gruppiert / unterkontiert nach Elös- / Aufwandskonten, welche sich wieder aus den Artikelgruppen (AC) oder Artikeln der Rechnung ergeben. Pro Beleg entstehen n Buchungssätze (Anzahl Steuercodes * Anzahl Erlöskonten) |
| • | Gemäß Definition sind Anzahlungsrechnungen KEINE Erlöse und müssen entsprechend anders kontiert werden. Die meisten Buchhaltungssysteme können diese Vorgänge nur schwer automatisieren. In der Regel muss im Buchhaltungssystem eine manuelle Umbuchung erfolgen. |
| • | Es gibt im Standard 2 Möglichkeiten. Für eine ordnungsgemäßen Betrieb muss eine der Möglichkeiten konsistent angewendet werden: |
| 1. | Es werden Rechnungen UND Anzahlungsrechnungen in einen Buchhaltungsstapel übergeben. Hier wird davon ausgegangen, dass es wichtig ist, alle Daten in der Buchhaltung zu haben und KEINE manuellen Eingaben für vollständige Daten erforderlich sind. Achtung: Gleichzeitig wird davon ausgegangen, dass bei der Verarbeitung des Buchungsstapels dieser in der Buchhaltung richtig kontiert wird, da Erlöse sonst doppelt eingehen würden. Die Festlegung des Verrechnungskonto bzw. des Kontos für die erhaltenen Anzahlungen gegen Debitor wird MANUELL in diesem Prozess durchgeführt. Bei der Stapelverarbeitung in der Buchhaltung werden die Belegnummern "AR" -> Anzahlungsrechnung gefiltert und bearbeitet. |
| 2. | Es werden NUR Rechnungen übergeben, KEINE Anzahlungsrechnung. Dies führt dazu, dass die Elöskontierung in der Buchhaltung automatisch richtig ist. Anzahlungsrechnungen müssen MANUELL eingetragen und richtig kontiert werden. Achtung: Es können Belege vergessen werden. |
| 3. | Zukünftig soll in den Debiorendaten/Kreditorendaten ein zusätzliches Konto für Anzahlungsrechnung eingegeben werden können. Damit würden Anzahlungen nicht mehr auf Erlöskonten übergeben, sondern bei der Übergabe bereits auf das angegebene Verrechnungskonto "Erhaltene Anzahlungen" kontiert werden. Achtung: Die Konfiguration der Buchhaltung muß entsprechend abgestimmt sein. So darf z.B. ein Steuerschlüssel nicht automatisch eine Kontierung vornehmen und somit die Kontierung auf das Verrechnungskonto überdecken. |
Rechnungsbuch: Anzahlungen,
sowie Rechnungen mit vorheriger Anzahlung.
Eine direkte Referenz zwischen Rechnung und Anzahlung kann die Buchhaltung DATEV aktuell nicht verarbeiten. Möglichkeiten siehe oben. Aus den genannten Listen sind diese Informationen entnehmbar.
Zusätzlich/Alternativ muss nach jedem Buchungsstapel das Konto "Erhaltene Anzahlung" geprüft werden. Die Gegenbuchung muss aktuell MANUELL erfolgen (Buchung der erhaltenen Anzahlung an Debitor um die Forderung der Schlussrechnung zu reduzieren), um falsche Mahnungsläufe im DATEV zu vermeiden.
Grundsätzlich ist dieses Vorgehen buchungstechnisch am einfachsten und es können keine Fehler oder Doppelungen auftreten (z.B.: Gesamtwert 1000,00; Anzahlung 700,00; Schlussrechnung 300,00 > Umsatzsteuer korrekt, insgesamt korrekt).
Aus bilanzrechtlicher Sicht ist dieses Vorgehen aber nicht korrekt, sodass die Buchungen in der Buchhaltung richtiggestellt werden mussten. Da dies in der Praxis häufig vergessen wurde, bzw. zu "Verwirrungen" sorgte, wurde Abstand von diesem Verfahren genommen (z.B.: Gesamtwert 1000,00; Anzahlung 700,00; Schlussrechnung 1000,00 (Gegenbuchung 700,00)).
Weiterhin ist zu beachten, das Umsatzsteuer auf Anzahlungen NICHT Soll-, sondern IST-Versteuerungspflichtig sind.
Schnittstellenbeschreibung via DATEV-Stapel
Weiterführende Informationen
Rechnung, Gutschrift, Proformarechnung
